Saha, muhasebe, yönetim ve ihracat için tek merkezden izlenebilir operasyon yapısı.
Önerilen sistem; tesislerden gelen evrakları, muhasebe mailini, fatura/gider yönetimini, Paraşüt aktarımını, cari riskleri, müşteri takibini ve ihracat hazırlığını yapay zekâ destekli bir panel altında toplar.
Operasyon PaneliTek merkez
Dağınık gelen bilgiyi kontrollü, ölçülebilir ve raporlanabilir hale getirmek.
Bu sistem yeni bir iş yükü oluşturmak için değil; mevcut iş yükünü azaltmak, evrak ve fatura süreçlerini hızlandırmak, yönetim kararlarını güncel veriyle desteklemek için kurgulanır.
Zaman kazanımı
Fiş, fatura ve mail eklerini tek tek ayırma, isimlendirme ve sınıflandırma yükü azaltılır.
Daha hızlı muhasebeKontrol kazanımı
Riskli cari, vadesi yaklaşan ödeme, bekleyen evrak ve aktarım hatası daha erken görünür.
Daha az kaçak işKurumsallık kazanımı
Tesis, müşteri, muhasebe ve ihracat süreçleri kişiye bağlı dosyalardan sistemli yapıya taşınır.
Daha güçlü yönetimFaruk Duman operasyonu, veri kaynaklarından yönetim çıktısına tek akışta anlatılır.
Bu görsel; tesis, muhasebe, mail, Paraşüt ve ihracat verilerinin Akıllı Operasyon Paneli’nde nasıl birleştiğini; yönetim ekranı, muhasebe onayı, cari risk uyarısı ve günlük AI raporuna nasıl dönüştüğünü sade şekilde gösterir.
Sistem, şirketin gerçek iş akışlarına göre modül modül tasarlanır.
Yönetim Ekranı
Tesis, evrak, fatura, cari risk ve ihracat durumunun üst yönetim özeti.
Tesisler
Biga, Çan, Gönen, Merkez gibi noktaların evrak, sevkiyat ve risk görünümü.
Evrak Merkezi
Kantar fişi, irsaliye, fatura, çek/senet, akaryakıt fişi ve tüm belge arşivi.
CRM / Cari
Müşteri ve tedarikçi kartları, iletişim, adres, bakiye, limit ve geçmiş işlemler.
Fatura Yönetimi
Gelen/kesilen faturalar, gider kategorileri, ödeme durumu, kaynak ve aktarım bilgisi.
Muhasebe Mail Merkezi
Gelen mailler, ekli belgeler, gece AI taraması ve günlük onay listesi.
Cari Risk
Risk limitleri, açık bakiye, vade, eksik evrak ve yönetici onayı gerektiren durumlar.
İhracat CRM
Yurt dışı müşteri adayı, ürün, teklif, belge, takip notu ve fırsat yönetimi.
YZ Operatör
Fatura okuma, mail/WhatsApp hazırlama, rapor alma ve akış yönetimi için tek yapay zekâ penceresi.
Yöneticinin ve muhasebenin göreceği ekranlar sade ve aksiyon odaklıdır.
Muhasebeci belgeyi yükler; yapay zekâ okur, sistem önerir, kullanıcı onaylar.
Fiş, fatura, PDF, JPG, PNG veya XML dosyaları topluca yüklenir.
Tedarikçi, tarih, fatura no, KDV, toplam ve açıklama çıkarılır.
Akaryakıt, ofis, personel, üretim, yazılım veya ihracat gideri önerilir.
Kullanıcı kategori, tutar ve cari eşleşmesini kontrol eder.
Onaylanan kayıt ilgili kategoriye ve aktarım kuyruğuna alınır.
Akaryakıt / araç
Mazot, benzin, taşıt tanıma, bakım, lastik, HGS ve araç giderleri.
Üretim / tesis
Çimento, agrega, bakım, yedek parça, laboratuvar ve kalite giderleri.
Yazılım / dijital
Sunucu, lisans, e-posta, yapay zekâ, reklam ve dijital hizmet giderleri.
Mail kutusuna gelen faturalar her gece 00:00’da taranır.
Muhasebe mail adresine gelen ekli faturalar sistem tarafından listelenir. Yapay zekâ gece taramasıyla fatura adaylarını çıkarır ve sabah muhasebeciye günlük onay raporu sunar.
Gönderen, konu, tarih, ek sayısı, belge türü ve AI durumu tek ekranda izlenir.
PDF, görsel, XML ve e-fatura dosyaları belge kuyruğuna alınır.
Sabah kullanıcının önüne “onay bekleyen fatura adayları” listesi gelir.
Kullanıcı onay verdiğinde kayıt ilgili kategoriye işlenir ve Paraşüt aktarım kuyruğuna alınabilir.
Panel, muhasebe sisteminin yerine geçmez; kontrol ve hazırlık katmanı olur.
Fatura bilgisi yapay zekâ ile okunur, kullanıcı onaylar ve onaylı kayıt Paraşüt’e aktarılabilecek yapıda hazırlanır. Böylece mükerrer veri girişi azalır.
Gelen/kesilen fatura ayrımı, ödeme durumu, vade ve belge arşivi.
Tedarikçi/müşteri unvanı ve vergi bilgisine göre eşleşme kontrolü.
Bekleyen, aktarılan veya hata alan kayıtlar ayrı izlenir.
Faturanın PDF/görsel hali panel belge kasasında tutulur.
Paraşüt’e aktarım öncesi kontrol alanları
Müşteri veya tedarikçi kartı doğru mu?
Gider sınıfı doğru seçilmiş mi?
Ara toplam, KDV ve genel toplam tutarlı mı?
PDF/görsel dosya kayda bağlı mı?
Sistemin tamamını yöneten tek yapay zekâ sohbet penceresi.
Kullanıcı tek bir pencereden dosya gönderebilir, fatura okutabilir, mail taslağı hazırlatabilir, WhatsApp mesajı yazdırabilir, günlük rapor alabilir veya Paraşüt aktarım kuyruğunu sorgulayabilir.
Komutla iş akışı
“Bu faturaları oku”, “Mert Bey’e mail hazırla”, “şu müşteriye WhatsApp mesajı yaz” gibi doğal dil komutları kullanılabilir.
Dosya ile işlem
Kullanıcı chat penceresine belge yükleyerek AI okuma akışını başlatabilir.
Raporla takip
“Bugünkü fatura durumu nedir?” veya “riskli carileri özetle” gibi sorgular yapılabilir.
Verinin nerede durduğu ve kimlerin eriştiği tasarımın ana parçasıdır.
Önerilen yapıda müşteri, tedarikçi, muhasebe, fatura, evrak ve AI okuma sonuçları Türkiye’de bulunan sunucularda saklanacak şekilde kurgulanır. Böylece gereksiz yurt dışı aktarım ihtiyacı azaltılır, erişim ve saklama süreçleri daha net yönetilir.
Türkiye’de barındırma
Dosyalar, veritabanı, belge kasası, loglar ve yedekleme süreçleri Türkiye lokasyonlu sunucularda konumlandırılır.
Veri yerelliğiUyum odaklı süreç
Yetki matrisi, erişim logları, saklama süresi, silme/anonimleştirme ve aydınlatma metinleri proje kapsamına alınır.
Uyum yönetimiKontrollü AI kullanımı
Yapay zekâya gönderilecek veri kapsamı sınırlandırılır; hassas belgeler için yerel veya özel akış tercih edilebilir.
Veri minimizasyonuÖnerilen güvenlik kontrolleri
- Rol bazlı kullanıcı yetkileri ve departman bazlı erişim.
- Kim hangi belgeyi gördü/değiştirdi bilgisinin loglanması.
- Belgelerin doğrudan URL ile erişilemeyecek kapalı dizinde saklanması.
- Yedekleme, saklama süresi ve gerektiğinde silme/anonimleştirme politikası.
- Paraşüt, mail ve AI akışlarında işlem loglarının tutulması.
KVKK açısından yaklaşım
6698 sayılı KVKK’nın yurt dışına aktarım maddesi 2024 düzenlemeleriyle yeniden yapılandırıldı. KVKK Kurumu, aktarım için yeterlilik kararı, uygun güvenceler ve standart sözleşmeler gibi mekanizmaları düzenliyor. Bu nedenle varsayılan mimaride veriyi Türkiye’de tutmak, aktarım ihtiyacını azaltan güvenli bir tercihtir.
Kaynak notu: KVKK Kurumu’nun “Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Rehberi” ve “Standart Sözleşmeler” sayfaları dikkate alınmıştır.
Hedef; daha az manuel iş, daha hızlı kontrol ve daha net yönetimdir.
Operasyonel kazanımlar
- Fatura ve fişlerin elle sınıflandırılması azalır.
- Muhasebe maili ve ekler tek merkezde görünür hale gelir.
- Belge kaybolma, mükerrer giriş ve yanlış kategori riski düşer.
- Onay bekleyen kayıtlar günlük liste halinde takip edilir.
- Paraşüt’e aktarılacak kayıtlar daha düzenli hazırlanır.
Yönetim kazanımları
- Tesis, fatura, cari ve risk durumu tek ekranda izlenir.
- Vadesi yaklaşan ödeme ve riskli cari daha erken fark edilir.
- İhracat müşteri ve teklif takibi kurumsal yapıya taşınır.
- Türkiye’de barındırılan KVKK uyumlu veri mimarisi güven verir.
- Firma daha ölçülebilir, denetlenebilir ve büyümeye hazır hale gelir.
Sistem kademeli devreye alınır; önce en çok zaman kazandıracak alanlar canlıya geçirilir.
İlk fazda muhasebe, fatura, evrak ve mail akışları; ikinci fazda Paraşüt aktarımı, cari risk ve tesis operasyonları; üçüncü fazda ihracat ve YZ Operatör derinleştirilir.
Toplu yükleme, mail tarama, AI okuma, kategori ve onay ekranları.
Onaylı faturaların aktarım kuyruğu, cari eşleşme ve risk bildirimleri.
Tesis bazlı evrak, sevkiyat, günlük özet ve yönetim raporları.
Yurt dışı müşteri, teklif, belge ve yapay zekâ destekli iletişim akışları.
Sonuç
Bu proje; Faruk Duman A.Ş.’nin mevcut operasyonunu bozmadan, evrak ve muhasebe süreçlerini daha hızlı, daha güvenli ve daha görünür hale getirmek için tasarlanmıştır.